Política de tratamiento de datos personales

Marco aplicable y alcance

Tapepiedra adopta esta política de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. La política se aplica a los datos tratados en medios físicos o digitales, incluidos la página web, Google Forms, correo electrónico, WhatsApp, plataformas de reserva, formularios de alojamiento, la Tarjeta de Registro de Alojamiento —TRA— y, cuando corresponda, el Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros —SIRE—.

Principios

El tratamiento se realizará con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Tapepiedra recolectará únicamente información pertinente y procurará mantenerla exacta, actualizada y protegida contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.

Datos que puede tratar Tapepiedra

• Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad y, cuando corresponda, datos migratorios.
• Datos de contacto y ubicación: correo electrónico, teléfono, país y ciudad de residencia y procedencia.
• Datos de la reserva y la estancia: fechas, cabaña, número de huéspedes, canal de reserva, motivo principal del viaje, hora estimada de llegada, solicitudes, novedades y aceptación del reglamento.
• Datos de acompañantes y menores de edad estrictamente necesarios para el registro, la seguridad y el cumplimiento de obligaciones legales.
• Datos operativos: placa del vehículo cuando se utilice el parqueadero, información sobre mascotas y contacto para emergencias cuando el huésped decida aportarlo.
• Información económica y transaccional: valor, estado y medio de pago. Tapepiedra no solicita en formularios números completos de tarjetas ni códigos de seguridad.
• Comunicaciones, peticiones, quejas, reclamos, pruebas de incidentes, daños o incumplimientos y registros necesarios para la defensa de derechos.
• Imágenes o grabaciones solo cuando exista una finalidad legítima, información previa y la autorización correspondiente, salvo los eventos exceptuados por la ley.

Finalidades necesarias

Tapepiedra tratará los datos necesarios para:

• Gestionar solicitudes, cotizaciones, reservas, pagos, modificaciones, cancelaciones, pre check-in, check-in, estancia y check-out.
• Verificar la identidad, capacidad de la reserva, ingreso de acompañantes, autorización de mascotas y cumplimiento del reglamento.
• Celebrar, ejecutar y probar el contrato de hospedaje; atender novedades, solicitudes, garantías, PQR, accidentes, emergencias, daños y reclamaciones.
• Cumplir el RNT, la TRA, los reportes migratorios en el SIRE y los requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, de policía, turismo, migración, tributarias o sanitarias.
• Proteger a huéspedes, menores de edad, personal, vecinos, bienes e instalaciones y prevenir fraude, explotación sexual, actividades ilícitas y riesgos de seguridad.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias, aseguradoras, contractuales y de conservación documental.
• Generar estadísticas internas y mejorar el servicio mediante información agregada o anonimizada cuando sea posible.

Finalidades opcionales

Tapepiedra podrá enviar promociones, novedades, encuestas o comunicaciones comerciales únicamente cuando el titular haya otorgado una autorización separada, libre y opcional. Negarse a esta finalidad no afectará la reserva ni la prestación del alojamiento. La autorización comercial podrá retirarse en cualquier momento escribiendo a tapepiedra@gmail.com.

Autorización y deber de informar

Cuando la autorización sea necesaria, Tapepiedra la obtendrá de forma previa, expresa e informada y conservará prueba de ella. Antes de recolectar los datos pondrá a disposición del titular un aviso de privacidad que identifique al responsable, informe las finalidades, los derechos y el canal para consultar esta política. No se requerirá autorización en los eventos previstos por la ley, por ejemplo, cuando una autoridad competente solicite información en ejercicio de sus funciones legales o exista una orden judicial.

Quien diligencie el pre check-in en nombre de acompañantes declara que les comunicó este aviso y que cuenta con autorización para suministrar sus datos cuando esta sea exigible. Tapepiedra podrá verificar esta circunstancia o solicitar la aceptación directa de los acompañantes al ingreso.

Datos sensibles y contacto de emergencia

Tapepiedra no solicita diagnósticos médicos ni otros datos sensibles como condición general de la reserva. Si el titular aporta voluntariamente información de salud, movilidad, alergias u otra información sensible para facilitar una atención razonable o responder a una emergencia, se le informará que no está obligado a autorizar su tratamiento. Estos datos se limitarán a la finalidad informada, tendrán acceso restringido y se eliminarán cuando dejen de ser necesarios, salvo obligación legal de conservación.

Niños, niñas y adolescentes

Los datos de menores se tratarán de manera excepcional, limitada y respetuosa de su interés superior y sus derechos fundamentales. Se recolectarán únicamente los datos necesarios para el alojamiento, el registro, la seguridad y la prevención de la explotación sexual comercial. El suministro y la autorización corresponderán al representante legal o adulto legitimado, sin perjuicio de escuchar al menor cuando su edad y madurez lo permitan. Los datos de menores no se utilizarán para publicidad.

Destinatarios, encargados y autoridades

Tapepiedra podrá comunicar o permitir el acceso a datos personales, en la medida necesaria, al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la plataforma TRA; Migración Colombia y el SIRE; autoridades judiciales, administrativas, tributarias, sanitarias, de policía y organismos de emergencia; proveedores tecnológicos utilizados para formularios, almacenamiento, correo, alojamiento web, copias de seguridad y gestión de reservas, incluido Google; plataformas de reserva, medios de pago, aseguradoras, contadores, asesores y proveedores que intervengan en la prestación o soporte del servicio.

Los terceros deberán tratar la información para finalidades autorizadas o legalmente permitidas y aplicar deberes de confidencialidad y seguridad. Algunos proveedores tecnológicos pueden procesar o almacenar información fuera de Colombia. En esos casos Tapepiedra aplicará las reglas sobre transmisión o transferencia internacional y procurará utilizar proveedores con condiciones contractuales y medidas adecuadas de protección.

Conservación y eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección y las obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables, turísticas, migratorias o probatorias aplicables. Las TRA y sus soportes se conservarán por el periodo legal correspondiente, actualmente cinco años contados desde la salida del huésped. Cuando la información deje de ser necesaria, será eliminada, anonimizada o bloqueada de forma segura, salvo que deba conservarse para atender obligaciones o responsabilidades vigentes. Los datos para comunicaciones comerciales se tratarán hasta que el titular retire su autorización o cese esa finalidad.

Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar, rectificar y acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos; solicitar corrección, actualización o supresión y revocar la autorización cuando proceda.
• Negarse al tratamiento de datos sensibles y a las finalidades comerciales opcionales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Tapepiedra.

Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes deben enviarse a tapepiedra@gmail.com con el asunto “Protección de datos personales” e incluir nombre e identificación del titular, datos de contacto, descripción clara de la solicitud, documentos que acrediten la identidad o representación y, cuando corresponda, los soportes pertinentes.

Consultas

Se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuera posible responder en ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no excederá los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

Reclamos

Si el reclamo está incompleto, se solicitará su corrección dentro de los cinco (5) días siguientes. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido. El reclamo completo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles; cuando no sea posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no excederá los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

La supresión o revocatoria no procederá respecto de información que Tapepiedra deba conservar por una obligación legal o contractual, para el ejercicio o defensa de derechos o durante la vigencia de la finalidad que no dependa del consentimiento.

Seguridad y confidencialidad

Tapepiedra aplicará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables, acordes con su tamaño y los riesgos del tratamiento. Entre ellas: acceso restringido a las cuentas y formularios; contraseñas individuales y autenticación reforzada cuando esté disponible; revisión periódica de permisos; prohibición de circular documentos por grupos familiares o dispositivos no autorizados; copias de seguridad; eliminación segura; capacitación de las personas que atienden huéspedes; y gestión de incidentes. Ningún sistema es absolutamente infalible, pero Tapepiedra actuará diligentemente para prevenir y responder a accesos, pérdidas o usos indebidos.

Página web y cookies

La página web podrá utilizar cookies técnicas necesarias para su funcionamiento. Si se incorporan cookies de analítica, publicidad, perfiles o seguimiento que no sean indispensables, Tapepiedra deberá informar su finalidad y solicitar el consentimiento correspondiente antes de activarlas, cuando la normativa aplicable así lo exija. Los formularios y enlaces de terceros se rigen además por las condiciones del proveedor respectivo, sin perjuicio de las obligaciones de Tapepiedra como responsable del tratamiento que decida realizar.

Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 5 de agosto de 2026. Tapepiedra podrá actualizarla para reflejar cambios normativos, operativos o tecnológicos. Las modificaciones sustanciales relacionadas con la identificación del responsable o con nuevas finalidades requerirán información previa y, cuando corresponda, una nueva autorización. La versión vigente estará disponible en esta página y podrá solicitarse en tapepiedra@gmail.com.